Das Kickoff-Meeting im Beratungsprozess

Warum ein Kickoff?

Ein Kickoff ist ein methodischer Standard und die erste gemeinsame Arbeits- und Abstimmungsrunde eines Projekts. Ziel: Ideenfindung, Scope, Rollen, Kommunikation und Spielregeln klären – damit alle mit derselben Erwartung starten. Zentrales Ergebnis eines Kickoffs ist ein Project Charter/Projektsteckbrief: eine kurze, freigegebene Grundlage, die Zweck, grobe Anforderungen, Deliverables, Verantwortlichkeiten und Autorisierung bündelt – also die formale Startfreigabe und Roadmap.

1. Zweck und Bedeutung

Das Kickoff-Meeting ist der offizielle Auftakt eines Beratungsprojekts. Es bringt Gründerteam, Berater und ggf. weitere Stakeholder erstmals strukturiert an einen Tisch. Ziel ist es, die Basis für einen erfolgreichen Projektverlauf zu legen: Erwartungen abgleichen, Ziele und Rollen klären, den Bedarf an Expertise benennen um die richtigen Beraterinnen und Berater ins Team zu holen und die Kommunikation festlegen. Gleichzeitig lernen sich Berater und Mandant persönlich besser kennen. Kurz- und langfristige Visionen werden besprochen, kreative Ansätze festgehalten, zentrale Meilensteine definiert und die Ausgangslage transparent gemacht.

Wichtig: Das Kickoff ist kein Beratungsworkshop. Es geht nicht darum, bereits Marktanalysen oder Vertriebskonzepte vorzulegen. Sein Wert liegt darin, den Rahmen zu schaffen, auf dessen Grundlage diese Inhalte später fundiert erarbeitet werden. Der eigentliche Nutzen des Kickoffs liegt in Klarheit, Motivation und einer soliden Arbeitsbasis – der beste Startpunkt für eine erfolgreiche Mandatsbeziehung.

2. Ablauf zu Beginn eines Beratungsmandats

• Kennenlernen & Erstgespräch
  Vor dem Kickoff findet ein unverbindliches Gespräch statt, um Produktideen vorzustellen, Veränderungswünsche zu erläutern, sowie die Ausgangslage, Erwartungen und mögliche Problemstellungen zu sondieren.
• Angebot
  Basierend auf der besprochenen Ausgangslage erstellt die Unternehmensberatung ein Angebot und Leistungspaket. Dieses kann durch weitere Gespräch vertieft und ergänzt werden. 

• Kickoff-Meeting

• • • Definition des Projektcharakters, Firmenstruktur, Zielgruppendefinition, Herausforderungen 
    • Balanced Scorecard
    • Finanzierungsfragen
    • Festlegung von Rollen, Verantwortlichkeiten, Kommunikationswegen
    • Motivation & Teambuilding: gemeinsame Basis schaffen
    • SWOT Analyse – erste Überlegungen zu Marktfähigkeit und Wettbewerb
    • Abstimmung von Zielen, Vorgehensweise und Methoden
    • Erstellung einer ersten Agenda oder Roadmap mit klaren nächsten Schritten

• Vertragsabschluss
  Erst wenn Klarheit über Ziel, Vorgehen und Rahmen herrscht, erfolgt der formelle Vertragsabschluss. Der Beratervertrag enthält bereits alle im Kickoff-Meeting besprochenen Schritte und Vorgehensweisen. Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, beginnt die eigentliche Beratungsarbeit.
• Beratungsprojekt
  Auf Basis der im Kickoff verabschiedeten Roadmap werden nun schrittweise Marktstudien, Analysen, Strategien und Umsetzungspläne erarbeitet. 

  3. Was ein Kickoff leisten soll

• Klarheit über Projektziele & Nutzen:
  Alle Beteiligten verstehen das Ziel und den erwarteten Mehrwert.
• Transparenz im Vorgehen: Skizze von Prozess, Phasen und Methoden.
• Rollen & Regeln: Wer macht was, wie läuft die Kommunikation, welche Tools werden genutzt?
• Teambuilding & Motivation: Vertrauen und Commitment im Projektteam fördern;
  Auswahl des Experten- und Beraterteams.
• Nächste Schritte: Erste Aufgaben, Meilensteine und Prioritäten festlegen.

 4. Grenzen des Kickoffs: Kein Deep-Dive

Ein häufiger Irrtum ist, im Kickoff bereits konkrete Beratungsleistungen zu erwarten:

• Noch keine Detailberatung: Marktanalysen, Wettbewerbsprofile oder Vertriebsstrategien erfordern Datenarbeit und methodisches Vorgehen – sie gehören in die Analysephase. 
• Konkrete Beratung, Begleitung, Empfehlungen und Coaching finden erst  während des laufenden Mandats statt.
• Verbindlichkeiten erst ab Vertrag: Ohne Beratungsvertrag gibt es keine inhaltliche Ausarbeitung. Das schützt beide Seiten vor Missverständnissen und schafft Klarheit für die künftige Zusammenarbeit.

Bei Startups und Neugründungen:
5. Empfehlungen für Gründer 

• Das Kickoff ist ein strukturgebendes Vorbereitungsformat. Es dient der Orientierung, Strukturierung und dem gegenseitigen Commitment für das Beratungsprojekt. Betrachten Sie diesen Workshop als Startpunkt, nicht als Abkürzung.
• Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre Ziele, Erwartungen und Prioritäten transparent zu machen.
• Bringen Sie vorhandene Informationen (Pitch, Businessplan, Zielkunden, bisherige Daten) mit ein – das erleichtert die nächsten Schritte.
• Die inhaltliche Beratungsleistung beginnt, sobald ein klarer Rahmen geschaffen und ein Beratungsvertrag geschlossen wurde.  
• Klären Sie Ihre internen Rollen vorab. Bestimmen Sie, wer auf Ihrer Seite Entscheidungen treffen darf, wer operative Aufgaben übernimmt und wer als Hauptansprechpartner fungiert. Das vermeidet Reibungsverluste während des Meetings.
• Seien Sie offen über Ressourcen und Einschränkungen. Budgetrahmen, Zeitfenster, verfügbare Kapazitäten – je transparenter diese Faktoren sind, desto zielgerichteter kann die Beratung später erfolgen.
• Formulieren Sie Ihre Erfolgskriterien. Was wäre für Sie ein „gutes Ergebnis“? Das kann Umsatzwachstum sein, Marktzugang, ein fertiger Business Case – oder Klarheit über Risiken. Gemeinsame Erfolgskriterien helfen bei der Priorisierung.
• Betrachten Sie das Kickoff als Investition. Der Workshop spart später Zeit, Geld und Frustration, weil er für ein gemeinsames Verständnis sorgt, bevor inhaltliche Arbeit beginnt.
• Bleiben Sie realistisch. Nicht jede Antwort lässt sich im Kickoff geben. Der Wert liegt im strukturierten Start – die inhaltliche Tiefe kommt Schritt für Schritt.